会计财会档案管理办法及归档范围

来源：无酸纸档案盒_档案盒-平乡县祥艺档案用品厂分类：新闻动态时间：2013-09-02 20:58浏览（）

财会档案管理办法及归档范围

一、财会档案管理办法

第一章基本原则

第一条财会档案是指我院财务部门在经济管理和会计核算中直接形成的具有保存利用价值的管理文件、会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。

第二条财会档案是国家档案的重要组成部分，是我院经济业务活动的真实记录、是重要史料和证据，也是我院的重要档案之一，必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

第三条财会档案是财务管理工作中的重要组成部份，应作为一项长期的工作任务，纳入领导议事日程，切实纳入财务部门的工作程序和财会人员的岗位责任制，建立健全管理制度。

第二章财会档案的形成与归档

第四条每年形成的财会档案，应在会计年度终了后，由财会会计部门按照要求负责整理立卷编目，在单位保管利用三年后，编制案卷目录一式三份，一份由单位留存，其余两份随财会档案一并移交综合档案室集中统一管理。

第五条二级财务单位的有关财会报表和财会账簿、财会凭证等目录经财务处审核后每年6月底之前向综合档案室归档。财会人员在离开本单位时，应作好财会文件材料的清理和移交工作。

第六条财会档案是国家的财富，学院内撤销或合并单位的财会档案应随同单位的全部档案材料一并移交综合档案室，并办理移交手续。

财会档案的归档工作应以确保其完整、准确、安全为原则，任何部门或个人不得借故拖延，无故拒绝归档。

第七条学院综合档案室人员应了解会计业务，督促、指导检查财会部门的档案业务工作，保证归档质量。

第八条财会档案的归档范围，包括会计管理文件，在经济业务和会计核算活动中形成的各类会计凭证、账薄、报表等全部专业材料。将归档的会计核算材料收集齐全、完整。依据各类材料的时间顺序、内容价值、数量，保管期限分别整理组卷装入档案盒。

第九条财会文件材料归档要求：

1、坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，各财会部门兼职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学院综合档案室移交。

2、遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整。根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

3、按照会计年度时间进行组卷。不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。财会部门将会计凭证、会计帐簿和会计报表各类分别组成保管单位，按年编定流水顺序号。

4、按照会计年度时间进行组卷。连同所附的原始凭证，按日、按旬，按月，整理装订成卷。一般每卷厚度要适中，不要过厚，为2厘米为宜。装订时，要注意拆除凭证上的所有金属物。对已损坏的会计材料，要进行裱糊，装订后，填写封面和备考表。

5、帐簿一般是一本为一卷册，即一个保管单位。如果是活页帐，整理立卷时，要把空白页抽掉，按会计科目分别装订成册，并另加上帐簿封面。

6、报表按年报、季报、月报、旬报、日报等分别组成保管单位，填写报表封面栏目和备考表，编写卷内目录、案卷封面，目录应逐项按规定填写清楚。标题要简明，确切地反映卷内材料内容，包括责任者、内容和名称，一律用钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。

7、当年形成的财会档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管三年，期满后的次年6月底前由财会部门的专(兼)职档案员，将应归档的财会档案编制目录一式二份送领导审核签字后，连同案卷集中向学院综合档案室办理移交。

8、移交财会档案一定要按照交接手续办理，按照移交清册进行清点，做到账、物相符，交接完后，要填写“财会档案移交清册”封面的各项目。

第十条财会文件材料归档程序：

1、当年产生的会计材料，财会部门应于次年第一季度内整理组卷，请档案部门进行审查。

2、交接时，要填写好移交清单，双方签字，各留存一份。

3、对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷。由档案部门保管到结清债权债务时为止。

4、学院档案部门接收财会档案，原则上应保持原装，凡不符合要求者，综合档案室有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。

第三章财会档案的管理

第十一条综合档案室对归档的财会档案要按照《高等学校档案工作规范》进行分类编号、编目、排架保管。

第十二条财会档案归档后,原则上不再进行拆卷和变动,以保持原样。当发现个别卷、册确需进行重新整理,综合档案室要与财会部门会商研究,再组织实施。如发现违反财会档案管理制度的。档案部门有权进行检查纠正。

第十三条财会档案立卷,应按类次顺序存放,做到系统排列,存放有序,查找方便,切实执行安全保管制度。

第十四条为使财会档案保存整齐,制做统一卷盒,并在卷盒上标明年度、类别、目录号,案卷号。

第十五条逐步实现对财会档案的科学管理和现代化管理,编制系统的案卷目录和必要的检索工具。

第十六条财会档案的保管期限应按照档案管理办法的规定执行。未达到规定保管期限的,不得任意销毁。

第十七条财会档案的鉴定和销毁,必须由综合档案室会同财会部门严格审查,再编造销毁清单,经主管院领导批准后,并指定专人监销,方能进行。

第四章财会档案的开发利用

第十八条调阅财会档案要严格办理手续。学院内部财会人员因工作需要调阅本单位财会档案，要经学院财务处主管领导同意;若需查阅非本单位的财会档案，经本单位领导履行签章手续，再经财务处负责人和综合档案室有关经手人或领导同意后方可查阅。

第十九条外单位人员调阅我院财会档案，要有正式介绍信，经院主管领导和财务处负责人批准，有学院财务处人同在场方可查阅。并详细登记调阅的档案名称，调阅日期、调阅人员的姓名和单位，调阅理由，归还日期等，调阅人员不得将财会档案携带外出，需要复制的，要经学院财务处同意。

第二十条所有财会档案的正本一律不外借，查阅人员不准在财会档案上随意勾画、记录、标记、拆页，更不准损坏，丢失、泄密、涂改，违者视情节轻重，按《档案法》有关条款处理。

第二十一条编制各种形式的参考数据、资料，利用计算机加强现代化手段管理，提供优质服务。

二、财会档案归档范围

(一)综合

1.上级有关财务会计工作的文件材料

2.学院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

3.学院基金管理工作文件

4.有关财务管理方面的其他文件材料

5.会计移交清册

6.财会档案移交保管清册

7.财会档案销毁清册

(二)会计报表

1.决算报表(含基建综合决算)

2.预算会计报表

3.年度以上规划表、分配计划、测算表

4.年度以上各种统计报表(含工资报表)

(三)会计账簿

1.涉及外事会计账簿

2.总账

3.预算内账簿(含明细账、分户或登记账)

4.预算外账簿(含明细账、分户或登记账)

5.学院专项基金账簿

6.固定资产明细账(卡片)

(四)会计凭证

1.涉及外事的会计凭证

2.涉及债权、债务及末清理完毕的凭证

(五)工资清册

1.工资发放名册

2.工资转移、证明、通知存根

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